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Tx compte client RETOUR associé à un paiement par chèque par erreur

  • 1.  Tx compte client RETOUR associé à un paiement par chèque par erreur

    Posted Dec 11, 2018 08:20 PM

    Client transaction RET000000000562

     

    • A été créée pour tenir compte d'un montant retenu par un client face à une note de crédit SOP associée à aucune facturation précédente
      • Le client retient cette somme sur le paiement d'une autre facture
    • ÉTAPE 1 : on fait une note de débit pour fermer le solde du client, on applique à la note de crédit détaillée (SOP) tout va bien
    • ÉTAPE 2 : on fait une note de crédit pour recréer le solde fournisseur et on veut lui associer un paiement pour traiter le tout lors du dépôt du paiement du client
        • Donc somme réduite reçue = Facture à payer + Note de crédit
        • Tout va SAUF QUE
    • Au lieu d'assigner la somme comme un paiement en ESPÈCES, elle a été associée à CHÈQUE et associé au numéro de chèque 143144 attribué par Dynamics et tout est comptabilisé
    • Le tout a été joint à un dépôt

     

     

    • ÉTAPE 3 Le tout apparaît sur la conciliation bancaire, mais nous n'avons pas émis ce chèque

    • MA DÉMARCHE
    • J'ai essayé de procéder à un remboursement de cette transaction CT du client, mais cette transaction des comptes clients ( pas SOP) n'est pas accessible
    • Je voulais produire et annuler le chèque puis reprendre le travail dans le client

     

    Avez-vous des pistes de solutions pour moi



    ------------------------------
    Serge Tessier
    Directeur et analyste principal, Service de l'administration
    APCHQ
    Anjou QC
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  • 2.  RE: Tx compte client RETOUR associé à un paiement par chèque par erreur

    GPUG ALL STAR
    Posted Dec 12, 2018 06:43 PM
    Bonjour Serge,
    Les outils PSTL disposent d'une fonction appelée "RM Un-Apply" qui permet de renverser des transactions postées en historique par client..
    Est-ce que ça ferait l'affaire ?

    ------------------------------
    Beat Bucher
    Business Analyst, Dynamics GP SME
    Montreal QC/Canada
    @GP_Beat http://www.gp-geek.com
    Montreal QC GPUG Chapter Leader
    MBS MVP (2015-2018)
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  • 3.  RE: Tx compte client RETOUR associé à un paiement par chèque par erreur

    Posted Dec 13, 2018 08:23 AM
    ​Merci pour les réponses

    Après plus d'investigations, le problème était lié à un manque de compréhension du  processus.

    La transaction client de type Retour a été associée à un paiement par chèque. Ce qui est une référence à un chèque manuel

    La transaction au GL présente le numéro du retour et non du chèque qui n'apparaît qu'au chéquier

    Voici la documentation, le processus, et la résolution de ce cas, si le tout vous intéresse

    PROBLÉMATIQUE – TX CLIENT RETOUR ASSOCIÉE À PAIEMENT PAR CHÈQUE

    • La conciliation bancaire présente un chèque inconnu 143144
    • Après validation, le tout est lié à une transaction de comptes clients de type retour qui a été associé à un paiement par chèque ( par erreur)
      • Dynamics a donc généré un chèque dans le registre des chéquiers
      • Ce processus permet de faire un chèque manuel
      • Ce processus n'était pas connu du personnel de l'APCHQ car habituellement on associe le tout à un paiement par espèce
    • Le chèque 143144 ne se retrouve pas au GL, on ne sait donc pas comment traiter le tout

     

    CE QUI A ÉTÉ VALIDÉ

     

    1. Auxiliaire CAR balance et client a le bon solde
    2. le RET 000000000562 associé au numéro de chèque 141 est bien présent au GL
      1. on ne voit pas le numéro de chèque car il est présenté en référence seulement dans la transaction de   RETOUR
      2. il est seulement présent au registre des chéquiers et dans la transaction bancaire
    3. Donc tout balance

     

    SOLUTION

     

    1. Pour régulariser le dossier une transaction bancaire du montant de 1 811.25$ en référence au chèque 143144 a été créée, comptabilisée et la conciliation bancaire a été fermée

     

    PROPOSITION POUR LE FUTUR

     

    Les transactions ont été faites pour fermer une note de crédit , pour laquelle la régionale a retenu la somme sur un paiement de cotisations

     

    Je propose plutôt, à l'avenir

     

    • Créer une transaction client pour enregistrer une vente liée à la somme complète des cotisations présentées au rapport
    • Appliquer la note de crédit détaillée ( SOP) contre la transaction client de vente
      • Il restera donc ainsi seulement la somme nette qui est dûe par le client
    • Effectuer un encaissement contre le solde résiduel de la transaction client
    • Plus simple et moins de risque d'erreur

     

     

    Voir ci-dessous le processus utilisé lors des transactions à la base de cette problématique

    Processus utilisé Cotisations client # 2 APCHQ Outaouais

     

    • Cotisations reçues, et montant retenu par régionale pour la facture de livres créditée
    • RETOUR  FAC 0000000182276 en septembre pour des livres

     

    Note de débit  DEBIT000000006097, de 1 811.25$ appliquée sur RETOUR  FAC 0000000182276

    Même somme, même client, mais pas les mêmes CAR

    On ferme ainsi la somme dûe au dossier client

    Pourquoi on a pas pris 11240-000?

     

     

     

    ENSUITE on crée une transaction comptes clients RET 000000000562 1 811.25$ associée à un paiement ( ici par chèque. Chèque 143144 au lieu d'espèces )

    Puis on traite le tout lors du dépôt

     

     

     

     

    Processus utilisé Cotisations client # 2 APCHQ Outaouais

     

    • Cotisations reçues, et montant retenu par régionale pour la facture de livres créditée
    • RETOUR  FAC 0000000182276 en septembre pour des livres

     

    Note de débit  DEBIT000000006097, de 1 811.25$ appliquée sur RETOUR  FAC 0000000182276

    Même somme, même client, mais pas les mêmes CAR

    On ferme ainsi la somme dûe au dossier client

     

     

    ENSUITE on crée une transaction comptes clients RET 000000000562 1 811.25$ associée à un paiement ( ici par chèque. Chèque 143144 au lieu d'espèces )

    Puis on traite le tout lors du dépôt

     

     

     

     





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    Serge Tessier
    Directeur et analyste principal, Service de l'administration
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  • 4.  RE: Tx compte client RETOUR associé à un paiement par chèque par erreur

    GPUG ALL STAR
    Posted Dec 13, 2018 09:45 AM
    Excellent!
    Merci Serge pour les détails sur la résolution du problème.. J'espère que ça sera utile à d'autres usagers dans le future.

    PS: n'étant pas familier avec les noms en français dans GP, j'ai un peu de misère à replacer les différents éléments :-)

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    Beat Bucher
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    Montreal QC/Canada
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